新入社員のための電話応対マニュアル

電話を受ける時に気を付けなければいけないのは、会社の印象を悪くしないということ。

印象を良くするための電話応対のポイントをご紹介するので、チェックしてみてくださいね。

■鳴った電話はなるべく早く取る

「3コール以内」が基本です。

どうしても出るのが遅くなってしまった場合には、「大変お待たせ致しました。」と申し訳ないという気持ちを第一声の言葉として添えましょう。

■明るく元気よく

声の大きさがポイントになります。

どうしても、丁寧な対応をしたとしてもボソボソと小さな声だと、元気がなさそうに感じたり、聞き取りにくかったりするものです。

元気に張りのある声を意識して、発生しましょう。

■電話中に社内の人と話す際は保留にする

相手に声が聞こえる状態で、社内の人に呼び掛けたり、相談事をしたりするのは、大変失礼なことです。

必ず保留にするようにしましょう。

■重要な内容はメモ＆復唱

相手の会社名、氏名、連絡先、用件などといた重要な情報は、メモしながら聞くようにしましょう。

何度も聞き直すのは失礼だと感じるかもしれませんが、うやむやにする方が良くありません。

聞き取れなかった場合は、

「恐れ入ります。少し電話が遠いようなので、もう一度お願い致します。」

と、聞き直すようにしましょう。

そして、聞き間違いがないように「復唱致します。…」と、内容の確認をしておくようにします。