新入社員のための電話応対マニュアル

電話に出るのが怖くなる原因として多いのが、

「聞き取れない」

「内容の意味がわからない」

と、いうような不安に関するものだと思います。

特に、新入社員だと、自分の会社のことについてもよく知りませんから、聞き取ってメモすることに必死になる項目がどうしても増えてしまいます。

そうなると、テンパリやすくなってしまい、ミスしてしまうと、より一層、電話に出るのが億劫になってしまうことでしょう。

ただ、入社して間もない間は、わからないことがあって当然。

慣れてくれば、次第に相手の企業の名前や、よくかかってくる内容、部署などの情報がわかり、落ち着いて対応できるようになります。

…とは言っても、やっぱり最初は怖くて、怖くてたまらないですよね。

そこで、ポイント！

【会社の人の名前を覚えてみてはいかがですか？】

聞き慣れない情報が多い電話は、どうしても難しく感じてしまいます。

メモを取るのに必死になっている間に、要件を忘れてしまう…なんてこともあり得ます。

そこで、せめて、自分の会社の、従業員の名前を、事前に頭にインプットしておいてはどうでしょう。

「○○社の□□と申します。△△の件で、●●様をお願いします。」

と、言われた時に、メモしなければならない情報は最大で4個。

しかし、●●の部分がしっかり頭に入っていれば、すっと耳に入ってきてくれるので、3個の項目に集中することができます。

このような要領で、名前を覚えたら、今度は、自分の会社の事業部や仕事内容、誰が何を担当しているのか、そうした内部の詳しい情報を覚えていきましょう。

そうすれば、担当者名がわからない電話でも、取次やすくなります。